Comment faire,
étape par étape.

À la création, votre espace est vide : c’est voulu. Commencez par Paramètres pour renseigner l’identité de votre entreprise, son adresse et son identifiant : ce sont les informations qui apparaîtront sur vos devis et vos factures. Réglez aussi vos délais de règlement et la durée de validité de vos devis. Le guide « Bien démarrer » sur l’écran Aujourd’hui suit votre avancement.

Dans Clients & prospects, créez une fiche : particulier ou entreprise. Les coordonnées professionnelles restent facultatives, vous n’êtes pas obligé de tout remplir. Vous pourrez compléter plus tard ; la fiche se remplit aussi toute seule quand une demande arrive par votre formulaire.

Dans Catalogue, enregistrez ce que vous vendez le plus souvent, avec son prix et son taux de TVA. Vous les insérerez ensuite dans un devis en deux clics. Quand vos tarifs changent, vous corrigez à un seul endroit.

Ouvrez Formulaires en ligne, composez votre formulaire champ par champ, puis cliquez sur Intégrer. Copiez le code dans un bloc HTML de votre site, ou partagez simplement le lien — il existe aussi en QR code, à coller sur un véhicule ou un devis papier. Faites un essai : la demande arrive dans Demandes reçues et sur Aujourd’hui, avec sa provenance.

Choisissez le client, ajoutez vos prestations depuis le catalogue, ajustez les quantités, les remises et le taux de TVA ligne par ligne : un même devis peut mélanger 20 %, 10 % et 5,5 %. Personnalisez le document, puis partagez le lien privé. Le client le consulte, l’accepte ou le refuse sans créer de compte, et sa réponse est horodatée.

Un devis en attente remonte sur Aujourd’hui passé le délai que vous avez fixé. Vous pouvez poser un rappel de suivi sur la fiche du client : il réapparaîtra à la date choisie.

Dans Planning, posez un créneau et désignez la personne concernée. Si elle a déjà un rendez-vous qui se chevauche, Ugpilot vous le signale. Regroupez les rendez-vous, les interventions et les tâches d’un même dossier dans un projet, avec un responsable.

Créez la tâche, donnez-lui une échéance et une personne responsable. Le salarié la retrouve sur son écran Aujourd’hui. Il ne voit que ce qui lui est affecté, pas le travail des autres.

Depuis le devis accepté, choisissez un acompte en pourcentage. Émettez sa facture, puis enregistrez le paiement reçu. À la fin, créez la facture de solde : les acomptes déjà facturés sont déduits automatiquement du calcul.

Enregistrez le paiement réellement reçu, avec son moyen et sa date. Une facture échue et non soldée remonte sur Aujourd’hui. Ugpilot ne déclenche aucun virement bancaire : il enregistre ce qui s’est passé.

Ouvrez la facture et la section Avoirs et remboursements. Émettez un avoir pour la part à annuler — il peut être partiel et se ventile par taux de TVA. Si de l’argent doit être rendu, effectuez le remboursement puis enregistrez-le. La facture d’origine n’est jamais modifiée, et les totaux sont recalculés.

Dans Dépenses, photographiez le justificatif ou importez le fichier. Le commerçant, la date, le total, la TVA par taux et, s’ils figurent sur le document, le SIRET, le numéro de TVA et l’adresse du fournisseur sont proposés à côté de la photo. Comparez, corrigez les alertes, choisissez si la TVA est récupérable, puis confirmez. Une dépense non vérifiée reste hors des totaux. Si la lecture échoue, la saisie manuelle reste disponible.

Une alerte signale une valeur que le logiciel n’a pas pu confirmer : un total qui ne correspond pas à la somme des lignes, un taux de TVA absent, ou une clé de contrôle de SIRET qui ne tombe pas juste. Rien n’est corrigé à votre place : vous tranchez en regardant le justificatif.

Dans Pré-comptabilité, choisissez la période puis cliquez sur Appliquer. Les dépenses en attente de vérification ne sont pas incluses. L’export part en CSV ou en Excel, avec les références, les justificatifs, la TVA récupérable et les identifiants fournisseurs.

Le propriétaire ou l’administrateur invite par un lien d’invitation et choisit le rôle. Directeur : activité et finances. Responsable : organisation et affectations. Chef de chantier : ses chantiers. Salarié : ses tâches, ses interventions et ses dépenses. Comptable : le périmètre comptable. Une invitation se révoque.

Les droits sont appliqués côté serveur, pas seulement en masquant un menu. Si une rubrique n’apparaît pas, votre rôle ne l’autorise pas. L’aide de chaque rubrique rappelle les actions disponibles pour votre rôle ; votre propriétaire ou administrateur peut vérifier vos droits.