Ugpilot suit un dossier du début à la fin : la demande arrive, le devis part, le travail s’organise, la facture suit, le paiement est enregistré. À chaque étape, les informations déjà saisies sont reprises.
Cette page détaille les neuf étapes et les 17 rubriques du logiciel. Les aperçus montrent l’application réelle, avec des données d’exemple.
Commencer par la première étapeUne information saisie une fois
n’est jamais retapée.
Chacune est incluse dans toutes les offres. Cliquez pour lire ce qu’elle fait exactement.
Votre site devient la porte d’entrée de votre activité. Un formulaire, un lien ou un QR code : les demandes arrivent dans votre espace Ugpilot.
Une demande. Tout commence.
Vous composez votre formulaire champ par champ : ce que vous voulez savoir avant de rappeler un client. Vous l’intégrez à votre site avec un bloc de code, ou vous partagez simplement son lien, aussi disponible en QR code à coller sur un véhicule ou un devis papier. Chaque formulaire appartient à votre entreprise et peut être désactivé ou archivé.
Toutes les demandes arrivent au même endroit, avec la date, le message et la provenance : quel formulaire, quelle campagne. Vous rattachez la demande à un client existant ou vous en créez un, puis vous préparez le devis sans retaper les coordonnées. Une demande traitée est archivée, pas supprimée.
Personnalisez vos champs, intégrez le formulaire et retrouvez les demandes reçues avec leur source. Les coordonnées suivent le dossier.
Prospect ou client, professionnel ou particulier : retrouvez les coordonnées et l’histoire de chaque dossier au même endroit.
Lucas Martin
Un client peut être un particulier ou une entreprise ; les coordonnées professionnelles restent facultatives. La fiche réunit les coordonnées, les notes, les demandes, les devis, les factures et les documents liés. Une recherche accentuée retrouve « Dupré » comme « Dupre », et la sélection reste rapide même au-delà de mille fiches. Les rappels de suivi que vous posez remontent dans Aujourd’hui à la date prévue.
Notes, échanges et documents liés donnent le contexte. Les suggestions d’association vous aident à éviter les doublons.
Reprenez les coordonnées du client et vos prestations du catalogue. Ajoutez votre logo, personnalisez le document et partagez-le.
Votre expertise prend forme.
Préparé pour Lucas Martin
Vous ajoutez des lignes avec quantité, prix unitaire, remise et taux de TVA ligne par ligne : un devis peut mélanger 20 %, 10 % et 5,5 %. Le document se personnalise avec votre logo et vos mentions. Vous le partagez par un lien privé : le client le consulte, l’accepte ou le refuse sans créer de compte. La réponse est horodatée et le devis accepté ouvre la suite du dossier.
Vos prestations et articles habituels, avec leur prix et leur TVA. Vous les insérez dans un devis en deux clics au lieu de les retaper, et vous les corrigez à un seul endroit quand vos tarifs changent.
Le client consulte, accepte ou refuse via un lien privé, sans compte obligatoire. Les taux de TVA se règlent par ligne.
Une fois le devis accepté, répartissez les missions et organisez le terrain. Du rendez-vous à l’intervention, chacun retrouve ce qui le concerne.
Chaque personne sait quoi faire.
Les rendez-vous se posent sur un calendrier, avec la personne concernée. Un chevauchement réel sur un même collaborateur est détecté et signalé. Les horaires suivent le fuseau de votre entreprise, et une vue peut s’exporter en fichier calendrier à importer dans votre agenda.
Congés, arrêts et formations se déclarent par personne, sur une période. Pendant ce temps, l’aide au planning ne propose plus la personne et l’affectation des tâches ne la retient plus : les places qu’elle occupait apparaissent comme à pourvoir. Ugpilot enregistre une indisponibilité, il ne tient pas de compteur de congés payés.
Un projet — un chantier, une affaire — regroupe les rendez-vous, les interventions, les tâches et les documents d’un même dossier. Vous y affectez un responsable ; un chef de chantier ne voit que les projets qui lui sont confiés, et ce qui en dépend.
Le travail réalisé sur le terrain : ce qui était prévu, ce qui a été fait, par qui. C’est ce qui relie le devis accepté à la facture, quand votre métier passe par une visite ou un chantier.
Des actions courtes, avec une échéance et une personne responsable, rattachées ou non à un projet. Un salarié voit ses tâches, pas celles des autres.
Projets, tâches et planning se complètent. Si votre métier n’a pas besoin de planifier cette prestation, passez directement à la facturation.
Transformez le devis en facture. Demandez un acompte, puis préparez le solde avec les acomptes facturés déjà déduits.
Du devis au dernier paiement.
Les paiements reçus sont enregistrés séparément.
Un devis accepté devient une facture. Vous pouvez demander un acompte en pourcentage, puis émettre le solde : les acomptes déjà facturés sont déduits du calcul, sans que vous ayez à le faire. Vous enregistrez les paiements réellement reçus, et les impayés remontent seuls dans Aujourd’hui. Une correction passe par un avoir, total ou partiel, ventilé par taux de TVA : la facture d’origine n’est jamais modifiée. Si de l’argent doit être rendu, vous enregistrez le remboursement — Ugpilot ne déclenche aucun virement bancaire.
Enregistrez les paiements réellement reçus, suivez les impayés et préparez les relances. Les corrections passent par un avoir ; les remboursements restent tracés.
Photographiez ou déposez un justificatif. Ugpilot prépare les données à partir du document, pour vous éviter de tout retaper.
Une photo. Les données préparées.
Vous gardez le dernier mot.
Vous photographiez un ticket ou vous déposez une facture fournisseur. Le commerçant, la date, le total, la TVA par taux et, s’ils figurent sur le document, le SIRET, le numéro de TVA et l’adresse du fournisseur sont lus et affichés à côté du justificatif. Vous corrigez, vous choisissez si la TVA est récupérable, vous validez. Tant qu’une dépense n’est pas vérifiée, elle reste hors des totaux et de l’export. Un même justificatif déposé deux fois est détecté. Si la lecture échoue, la saisie manuelle reste disponible.
Tous vos justificatifs et pièces jointes, rattachés au bon dossier. Le stockage est privé à votre entreprise ; un partage se fait par un lien dédié, révocable, et non en rendant le fichier public.
Gardez la pièce sous les yeux, corrigez les valeurs incertaines, vérifiez les montants et confirmez. Une erreur d’analyse ne bloque jamais la saisie manuelle.
Une demande à traiter, une facture en retard, un ticket à vérifier : la rubrique Aujourd’hui rassemble les actions utiles et ouvre le bon dossier.
Bonjour Camille.
L’écran d’ouverture : les demandes à traiter, les devis en attente de réponse, les factures en retard, les tickets à vérifier et le programme du jour. Chaque ligne ouvre directement le bon dossier. Les priorités tiennent compte de vos droits : chacun voit ce qui le concerne, et une étape déjà franchie n’est jamais reproposée.
Les priorités suivent les données de votre entreprise et vos droits. Pas besoin de visiter chaque onglet pour retrouver le prochain geste.
Que reste-t-il à encaisser ? Quelles dépenses sont validées ? Comment évolue l’activité ? La pré-comptabilité remet les chiffres dans leur contexte.
Vos chiffres vous parlent.
Vous choisissez une période et vous voyez ce qui a été facturé, ce qui a été encaissé, ce qu’il reste à recevoir, et vos dépenses vérifiées avec la TVA par taux. L’export part en CSV ou en Excel pour votre comptable, colonnes comprises : références, justificatifs, empreintes des fichiers, TVA récupérable et identifiants fournisseurs. Ce sont des chiffres de pilotage, pas une déclaration fiscale.
Choisissez une période et préparez un export pour votre comptable. La TVA affichée reste une information de pré-comptabilité, à valider selon votre situation.
Dirigeant, responsable, chef de chantier, salarié ou comptable : chacun a besoin d’informations différentes pour bien travailler.
À chacun son espace.
Vous invitez vos collaborateurs par un lien d’invitation, et vous leur donnez un rôle : directeur, responsable, chef de chantier, salarié ou comptable. Les droits ne sont pas de simples menus cachés : ils sont appliqués côté serveur, sur chaque requête. Une invitation se révoque, un accès se retire.
L’identité de votre entreprise telle qu’elle apparaît sur vos documents, vos mentions, vos délais de règlement et la validité de vos devis, l’apparence de vos devis et factures. Vos données restent dans votre espace : une autre entreprise ne peut pas les voir.
Les rôles limitent aussi les accès côté serveur. Gérez les invitations, les affectations et les paramètres de votre entreprise dans un espace dédié.
Ugpilot ne s’adresse pas à un secteur unique. Il convient aux activités qui fonctionnent par devis, par chantier ou par intervention, avec ou sans équipe.
Maçonnerie, plomberie, électricité, peinture, menuiserie. Devis détaillés par poste, acomptes, chantiers planifiés et affectés, achats de matériaux scannés au fur et à mesure.
Nettoyage, espaces verts, dépannage, maintenance. Interventions récurrentes, rendez-vous, feuilles de route par salarié et facturation à la prestation.
Conseil, formation, prestations intellectuelles. Un catalogue de prestations, des devis rapides, des factures propres et une pré-comptabilité prête pour le comptable.
Ateliers, fabrication sur mesure, réparation. Suivi des clients, devis personnalisés, acomptes et dépenses fournisseurs.
Les boutons disent ce qu’ils font. Chaque rubrique a son aide intégrée. Aucun réglage obligatoire avant de pouvoir créer son premier devis.
Le logiciel lit un ticket et propose des montants, mais rien n’est enregistré sans votre validation. Une lecture peut se tromper : vous voyez toujours le justificatif à côté des valeurs proposées.
Si vous n’avez pas besoin de planifier, passez du devis à la facture directement. Si vous gérez des chantiers et une équipe, les affectations et les rôles sont là. Aucune étape n’est imposée.
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